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寫信步驟
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Step1
填寫信件內容及聯絡資料
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Step2
系統寄發確認函
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Step3
請收到確認信後7日內點選確認連結
(7日內未完成「點選確認」則不予處理)。
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Step4
完成確認
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Step5
您所反映之問題進入處理程序
處理原則說明
- 請您於投書時提供正確之E-MAIL帳號 (未提供帳號或所提供帳號有誤者，恕本機關不予處理)，俾系統自動發送確認信函且於您確認後成案，本機關將在正常上班時間內受理並分派至相關單位處理，並儘速於7個工作日回復，如信件內容屬於較為複雜需進一步查處案件，則依行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點規定辦理，回復內容亦將以E-MAIL的方式傳送給您。
- 為避免所處理的信件無法傳送當事人，甚或信箱遭冒用之情形，「首長信箱」將會在網友回傳確認信後方分派至相關單位處理，若您一直無法收到確認函，可能是您填寫的電子信箱有誤，建議您重新檢視並再次傳送至首長信箱。
- 查詢回覆內容時，請您透過留言時系統自動提供之案件編號及密碼，於「查詢信件處理情形」中進行查閱。
- 因應101年10月1日個人資料保護法施行，非因公務需要，本信箱不會在未經您同意之情況下，任意將您的個人資料提供他人使用。但基於行政機關均有法定職掌與專業分工，本信箱收到您的電子郵件後，如涉及所屬機關權責業務，將轉請主管單位處理並逕行回復，因此您的個人基本資料(如姓名、聯絡電話、聯絡地址、電子郵件地址等)，將隨同電子郵件內容一併轉知主管單位。
- 如您所提檢舉內容、身分有保密之需要，或考量電子傳送可能產生之資訊安全風險，請您改以書面郵寄至本機關(地址: 970011 花蓮市林政街1號，農業部林業及自然保育署花蓮林分署收)，本機關將視權責歸屬分辦處理。如因檢舉內容、身分有保密之需要，並請加註「保密」字樣。
〈民眾寄發信件流程〉
步驟一：民眾透過網站「首長信箱」發信
步驟二：系統寄發「首長信箱確認函」
步驟三：民眾點選確認函內連結回覆確認信件
若民眾未於7日內回覆確認信件，該案不受理。
若民眾於7日內回覆確認信件，該案進入處理流程。
〈信件處理流程〉
步驟一：系統分派信件給相關承辦單位
步驟二：承辦單位進行處理
步驟三：上網回覆民眾意見
步驟四：結案
以上信件處理流程，民眾皆可上網查詢目前處理進度。
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最後更新日期:2016-08-02